Start strong - wie Sie ein erfolgreiches SAP Transformationsprojekt aufsetzen
Das Ende der Wartung von SAP ERP rückt immer näher und somit auch der Umstieg auf SAP S/4HANA für Unternehmen. Auch die Anzahl von M&A Projekten steigt nach dem Rekordjahr 2021 immer weiter an. 2022 wird eine gleiche oder eine höhere Anzahl von M&A Transaktionen erwartet und dadurch steigt der Druck auf die Transformationshäuser, sowie für Unternehmen. Es müssen mehr Projekte effizienter mit einem gleichbleibenden Angebot an Experten durchgeführt werden. Besonders im SAP-Transformationssektor sind viele Projektverzögerungen von Anfang an vermeidbar. Aus unserer Erfahrung heraus wollen wir Ihnen fünf Tipps für Ihre Transformation auf den Weg geben.
1. Machen Sie sich vor dem Projekt Gedanken, welche Ziele Sie haben und wie Sie sie erreichen wollen.
Die Frage des Scopes zieht sich bei vielen Unternehmen über die gesamte Projektlaufzeit. Es ist leicht, sich daran zu erinnern, was getan wurde, aber die Frage, warum Sie ein Projekt durchführen, wird oft ignoriert. Drehen Sie das Vorgehen um und definieren Sie erst, was Sie erreichen wollen. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihrem Projektteam einheitliche Ziele vermitteln können, die mit Qualitätsmerkmalen messbar gemacht werden. Damit schaffen Sie die Daseinsberechtigung für das Projekt. Fangen Sie dabei nicht direkt mit der Detailplanung an, sondern stellen Sie sich erst einmal die grundlegenden Fragen: Führen Sie das Projekt in-house durch oder suchen Sie einen Dienstleister? Ist die Lösung für Ihr Problem eine off-the-shelf Lösung oder muss diese erst entwickelt werden? Welche Projektmethodik soll verwendet werden? Diese und noch weitere Fragen sollten geklärt werden, bevor Sie sich der Planung Ihres Projektes widmen.
2. Setzen Sie Ihr Projekt von Anfang an richtig auf.
Nehmen Sie sich die Zeit, um das Projekt richtig aufzusetzen. Identifizieren Sie die Stakeholder des Projektes und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten, die sich durch das gesamte Projekt durchziehen. Mit der Information können Sie zwei wesentliche Fragen beantworten. Wer gehört zu meinem Kernprojektteam und wie und an wen muss ich kommunizieren? Zusätzlich sollten Sie vor dem Projekt definieren, was zur Erreichung des Projektes notwendig ist. Dazu gehört die Beantwortung der Frage, wie die Systemlandschaft auszusehen hat und welche Zugänge und Berechtigungen notwendig sind, um das Projekt umzusetzen. Zusätzlich muss dem Projektteam der nötige Handlungsspielraum geschaffen werden, um schnell auf Veränderungen in der Projektumwelt zu reagieren. Mit klaren Verantwortlichkeiten und der Definition der für die Projektdurchführung relevanten Anforderungen können Sie in die Projektdurchführung starten.
3. Ermöglichen Sie Ihren Ressourcen, das Projekt zum Erfolg zu bringen.
Besonders IT-Projekte kommen mit erheblichen Testaufwänden für die betroffenen Fachbereiche. Schaffen Sie Ihren Fachbereichen dafür den nötigen Raum, indem Sie beispielsweise andere Projekte hinten anstellen oder für Vertretungsregelungen im Tagesgeschäft sorgen. Motivation spielt dabei auch eine wichtige Rolle, da damit die Effizienz Ihrer Projektdurchführung steht und fällt. Bleiben Sie dafür mit Ihrem Team im ständigen Austausch und betreiben Sie das nötige Stakeholder- und Changemanagement. Das wird ihnen mittel- und langfristig helfen, da sie Probleme oder Ängste früh identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
4. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.
Jeden Tag einen Meter sind immerhin 365 Meter in einem Jahr. Was wir damit sagen möchten ist, dass Sie sich lieber viele Projekte nacheinander vornehmen sollten, als alle gleichzeitig. Nehmen Sie Ihre Ziele und definieren Sie, welche Projekte für die Erreichung dieser notwendig sind. Priorisieren Sie diese und bringen Sie sie in eine logische Reihenfolge, in welcher Sie die Projekte angehen. Dafür werden Sie zwar länger brauchen, allerdings garantieren Sie damit die Qualität der Projektergebnisse. Wir empfehlen dabei je nach Stärke des Projektteams maximal 3 Projekte gleichzeitig. Nehmen wir ein SAP S/4HANA Projekt als Beispiel: Mit SAP S/4HANA wird die Nutzung des Universal Journals (ACDOCA), des SAP Business Partners und der Anlagenbuchhaltung verpflichtend. Natürlich können Sie ein SAP S/4HANA Conversion Programm aufsetzen, in dem Sie sich um alle drei Themen inklusive Migration kümmern. Wir empfehlen Ihnen allerdings die 4 Projekte zu trennen und mindestens die Fachkonzepte zu erstellen, damit Sie sich im Rahmen der Conversion auf die Migration konzentrieren können.
5. Kein SAP Transformationsprojekt ohne aktives Change Management
In allen vier vorherigen Tipps sind Teile von Change Management enthalten. Das liegt daran, dass besonders bei Transformationsprojekten der Change auf Ihre Organisation aktiv begleitet werden muss. Nahezu jeder Mitarbeiter ist betroffen, weswegen Sie klar die Ziele, die Auswirkungen, den Status des Projekts und den Grund für das Projekt erklären sollten. Dabei bietet es sich an, über die bestehenden Teamstrukturen zu gehen. Beginnend in der obersten Hierarchie und teilen Sie alle notwendigen Information, damit Ihre Teamverantwortlichen die Informationen an Ihr Teams weitergeben können. Sorgen Sie hierbei für einen kontinuierlichen Informationsfluss. Besonders bei Mergern oder Carve-Out Projekten sind falsche Informationen und die daraus resultierende Unsicherheit das letzte, was Sie in einem solchen Projekt wollen.
Aus unserer Sicht sind diese fünf Tipps essenziell für jedes SAP Transformationsprojekt, aber auch für jedes weitere Projekt im IT-Umfeld. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt, wenn Sie mehr Information zu den einzelnen Punkten haben möchten oder wenn Sie weitere Punkte ergänzen möchten. Wir freuen uns über den direkten Austausch mit Ihnen.