Der SAP Business Partner als Chance
Der SAP Business Partner ist das übergeordnete Stammdatenobjekt für die Pflege, Verwaltung und Abbildung von jeglichen Geschäftsbeziehungen Ihres Unternehmens. Benutzt wurde der SAP Business Partner bereits seit 2001 für die strategischen Module:
• SAP Collections Management (FSCM-COL),
• SAP Credit Management (FSCM-CR),
• SAP Treasury and Risk Management (TRM),
• SAP Loans Management (FS-CML),
• SAP Customer Relation Management (CRM),
• SAP Supply Chain Management (SCM),
• SAP Supplier Relationship Management (SRM)
• SAP Global Trade Services (GTS).
In dieser Zeit diente der SAP Business Partner als unterstützendes Datenbankobjekt. Mit SAP S/4HANA wurde der SAP Business Partner zu einem strategischen Objekt zur datenbankseitigen Abbildung aller vorhandenen Geschäftsbeziehungen. Speziell mit dem SAP S/4HANA Release 1511 hat der SAP Business Partner an Relevanz gewonnen, da seine Einführung seitdem verpflichtend für Kunden- und Lieferantenstammdaten geworden ist.
Die unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen werden dem SAP Business Partner in Form von Rollen hinzugefügt. Eine Rolle entspricht dabei einer Geschäftsbeziehung und erweitert den Funktionsumfang. Im Folgenden wird ein Teil der von SAP ausgelieferten Rollen kurz genannt.
• Allgemeiner Business Partner (000000)
• Kunde (FLCU00/FLCU01)
• Lieferant (FLVN00/FLVN01)
• Kontaktperson (BUP001)
• Interessent (BUP002)
• Mitarbeiter (BUP003)
• Ship-to Party (CRM002)
• Rechnungsempfänger (CRM004)
• Collections Management (UDM000)
• Credit Management Business Partner (UKM000)
Der übergeordnete Business Partner ermöglicht die zentralisierte Pflege und Haltung von generellen Stammdaten. Dazu gehören zum Beispiel Name, Bankdaten, Kommunikationsdaten und Beziehungen. Die allgemeinen Daten werden einmalig in der Rolle „Allgemeiner Business Partner“ (000000) gepflegt und sind dann für jede weitere zum Business Partner zugeordnete Rolle abrufbar. Das ermöglicht die einmalige und zentrale Pflege sowie eine Reduzierung des Datenbankvolumens. Durch das Teilen der Daten mit verschiedenen Rollen, müssen die Daten nur ein Mal pro Business Partner in der Datenbank hinterlegt werden. Für die Synchronisation zwischen den Businessobjekten (Business Partner, Kunde und Lieferant) sorgt die Kunden-Lieferanten-Integration (kurz „CVI“).
Die CVI ist die zentrale Schnittstelle zwischen Kunde, Lieferant und Business Partner. Ihre Aufgabe ist es, die Daten der drei Businessobjekte synchron zu halten. Im Detail werden dabei die Tabellen für Business Partner (BUT*), Kunden (KN*) und Lieferanten (LF*) kontinuierlich aktualisiert. Zur Identifikation der zum SAP Business Partner dazugehörigen Kunden und/oder Lieferanten werden die Tabellen CVI_CUST_LINK (Mapping Kunde zu Business Partner) und CVI_VEND_LINK (Mapping Lieferant zu Business Partner) verwendet. In diesen werden die Beziehungsverhältnisse gespeichert.
Durch die Synchronisation der Tabellen wird das genannte Data-Sharing zur Reduzierung der Datenmengen ermöglicht. Zusätzlich wird die CVI bei der Einführung des SAP Business Partners für die initiale Synchronisation von Kunde und Lieferant zum Business Partner verwendet. Um die CVI nutzen zu können, muss im Rahmen der Business Partner Neueinführung, auf der Basis des Business Partner Blueprints, das CVI Customizing in dem SAP ECC oder- S/4HANA System durchgeführt werden.
Neben den Business Partner Rollen gibt es zusätzlich Business Partner Typen, die die Art des SAP Business Partners bestimmen. Dabei wird zwischen Personen, Organisationen und Gruppen unterschieden. Business Partner des Typs „Person“ sind natürliche Personen, wie zum Beispiel Mitarbeiter oder Freelancer. Der Business Partner Typ „Organisation“ wird für juristische Personen/ Unternehmen verwendet und der Typ „Gruppe“ für zum Beispiel ein Ehepaar.
Die Pflege des SAP Business Partners in SAP S/4HANA
Die Pflege für Kunden- und Lieferantenstammdaten ändert sich durch SAP S/4HANA, da die Transaktion „BP“ die zentrale Transaktion für die Pflege des Business Partners wird. Sie löst die folgenden Transaktionen zur Erstellung, Änderung, Anzeige und Löschung von Kunden, Lieferanten und Kontaktpersonen ab.
Zusammenfassend kann man sagen, dass der SAP Business Partner zu Recht eines der vielen Simplification-Items ist, dass vor dem Umstieg auf SAP S/4HANA eingeführt werden muss. Die Pflege wurde durch die Transaktion „BP“ zentralisiert und durch das auf Rollen basierende Konzept des Business Partner vereinfacht. Des Weiteren wird mittel- bis langfristig das Datenbankvolumen sinken, da durch die Customer Vendor Integration Data-Sharing verwendet werden kann, dass die doppelte Pflege von generellen Daten verhindert.