Wie in unserem letzten Artikel beschrieben, ist Business Process Management und die kontinuierliche Verbesserung eine verpflichtende Disziplin für jedes Unternehmen. Wir haben in unserem letzten Artikel „Weg vom Abteilungsdenken hin zum Prozessmanagement“ beschrieben, wie Sie Business Process Management in Ihrem Unternehmen umsetzen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen nahelegen, wie Sie den kontinuierlichen Change in Ihrem Unternehmen überwachen und orchestrieren können.
Kontrollierte kontinuierliche Verbesserung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen anfangen Optimierungspotentiale zu identifizieren, werden Sie schnell fündig und können beginnen ein Optimierungsprojekt zu initiieren. Die Herausforderung liegt darin, den Überblick über die Optimierungsinitiativen zu behalten und sie zu koordinieren. Dabei ist das Ziel, Ressourcen zu sparen und zu vermeiden, dass zwei Parteien unabgestimmt an demselben Prozess arbeiten. Um das zu erreichen, müssen Sie im ständigen Austausch mit Ihren Prozess-Ownern sein. Der Austausch gibt Ihnen einen Überblick über die Optimierungsinitiativen, damit Sie, wenn nötig, eingreifen können. Ihre Aufgabe ist es gemeinsam mit den Prozess-Ownern zu prüfen, ob die Optimierungsprojekte zu der Unternehmensstrategie beitragen, ob es ein anderes Projekt gibt, dass denselben Prozess optimieren möchte, ob alle Stakeholder involviert sind oder ob das Projekt größer aufgesetzt werden muss, um die gesamte Organisation zu optimieren. Ein Beispiel dafür ist der Access Management Prozess. Access Management setzt sich das Ziel, den autorisierten Benutzern Zugriff auf Systeme zu geben und nicht-autorisierte Benutzer auszuschließen. Eine Technologie, die bei der Optimierung dieses Prozesses oft zum Einsatz kommt, ist Single-Sign-On. Wenn Ihr Sales Prozess-Owner für die Optimierung des CRM-Access Management Prozesses Single-Sign-On einführen möchte, dann ist es Ihre Aufgabe zu prüfen, ob andere auch den Bedarf nach einer Single-Sign-On Lösung haben. Die Fragen bleiben, wie Sie die Projekte koordinieren und wie Sie von ihnen mitbekommen?
Es bietet sich an, einmal die Woche einen Abstimmungstermin mit Ihren Prozess-Ownern aufzusetzen. Dieser sollte dazu genutzt werden, um sich über die laufenden Projekte auszutauschen und die Stakeholder zusammenzubringen. Viele Organisationen haben wenig fachbereichsübergreifenden Austausch, weswegen Auswirkungen von Prozessänderungen oft erst nach der Implementierung festgestellt werden. Durch den regelmäßigen Austausch, bekommen Ihre Prozess-Owner einen Einblick in alle Abteilungen, wodurch das fachbereichsübergreifende Denken gefördert wird. Zusätzlich darf nicht unterschätzt werden, wie produktiv ein solches Umfeld sein kann, denn ungelöste Probleme eines Bereichs können möglicherweise durch eine Prozessänderung in einem anderen Bereich gelöst werden. Nutzen Sie den Termin für diesen offenen Austausch und lassen Sie es zu Diskussion kommen, wenn es zielführend ist. Das Wichtigste dabei ist, dass der Termin gut moderiert wird, damit der Termin konstruktiv bleibt.
Lassen Sie den Termin durch eine neutrale Person leiten, die in Ihrem Unternehmen das nötige Ansehen hat, um Entscheidungen zu erzwingen und Projekte zu initiieren. Der Systemlandschafts- oder der Prozess Management Verantwortliche bieten sich dabei an, da Sie neutral zu Prozessveränderungen stehen und die Brücke zu der IT-Abteilung schaffen.
Kontinuierliche Verbesserung ist wichtig, aber womit fangen Sie an?
Wenn Sie mit Business Process Management beginnen, sollten Sie sich die Frage stellen, wo Sie anfangen. Ein gutes Vorgehen ist zu prüfen, welche Optimierungsprojekte Sie als Unternehmen voranbringen. Dafür sollten Sie über Ihre Prozess-Owner Optimierungspotentiale erheben lassen, die Sie dann priorisieren können. Besprechen Sie Ihre priorisierte Projektliste mit Ihren Prozess-Ownern, um einen gemeinsamen Vorschlag zu erarbeiten. Sobald Sie sich einig sind, bietet es sich an, diesen Vorschlag von Ihrer Geschäftsführung abnehmen zu lassen, damit alle Organisationsebenen dasselbe Ziel vor Augen haben. Zusätzlich kann es vorkommen, dass Ihre Geschäftsführung durch beispielsweise Firmenzukäufe weitere Projekte auf Ihrer Roadmap haben, die Sie noch nicht berücksichtigt haben.
Vermitteln Sie ein gemeinsames Zielbild
Zu Beginn sollten Sie Ihrer Geschäftsführung, Ihren Prozess-Ownern und Prozess-Managern eine Ziel Prozess- und Systemlandschaft aufzeigen, damit alle dieselbe Erwartungshaltung haben. Definieren Sie anschließend Projektverantwortliche, die in Ihrem wöchentlichen Meeting die Projektfortschritte vorstellen und die Optimierung operativ vorantreiben. Die Prozess- und Systemlandschaft, sowie die Projektverantwortlichen, sollten öffentlich zugänglich sein, damit die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben, sich über die laufenden Projekte zu informieren. Sobald Sie ein gemeinsames Ziel und die Verantwortlichkeiten geklärt haben, können Sie mit der Optimierung der Prozesse beginnen.
Nehmen Sie sich Zeit
Dranbleiben ist alles. Der Austausch mit Ihren Prozess-Ownern und den Projektleiter ist, aus den oben genannten Gründen, essenziell für den Erfolg Ihrer Business Process Management Initiative. Deswegen sollten Sie und Ihre Prozess-Owner sich die Zeit für die gemeinsame Abstimmung nehmen, selbst wenn das Tagesgeschäft es schwer macht. Abschließend kann man sagen, dass die Optimierung Ihrer Prozesse Sie mittelfristig entlasten werden, weswegen die Zeit für einen solchen Austausch sich auszahlt.