Mit SAP S/4HANA und speziell mit dem Release SAP S/4HANA 1511 wurde die Einführung und die Nutzung des SAP Business Partners verpflichtend für Kunden und Lieferanten. Wenn Sie mehr über den SAP Business Partner wissen möchten, dann lesen Sie hierzu unseren Beitrag „Der SAP Business Partner als Chance“. Das Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen Tipps für Ihre SAP Business Partner Einführung zu geben.
Tipp 1: Führen Sie den SAP Business Partner vor Ihrem SAP S/4HANA Projekt ein.
Die Einführung des SAP Business Partner muss zwingen vor Ihrer SAP S/4HANA Brownfield-Conversion eingeführt werden. Aber auch bei anderen wegen nach SAP S/4HANA sollten Sie sich schon vorher mit dem SAP Business Partner auseinandersetzen. Wie viel früher Sie sich dem Projekt widmen ist dabei irrelevant, denn Sie können nach der Einführung des SAP Business Partners in SAP ECC Ihr System wie gewohnt weiter benutzen. Sie haben dadurch den Vorteil, dass für jeden Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartner im Hintergrund ein Business Partner automatisch angelegt wird. Alternativ können Sie die zentrale Transaktion „BP“ mit geringen Einschränkungen bereits in SAP ECC nutzen und damit die bisherigen Transaktionen zur Pflege von Kunden und Lieferanten ablösen. Wenn Sie sich dann dem SAP S/4HANA Projekt widmen, gilt es zu prüfen, ob in der Zwischenzeit ein Business Partner nicht angelegt werden konnte und ob das Customizing gegebenenfalls verändert werden muss. In den Fällen müssen Sie den Fehler identifizieren, beheben und das Delta zum Business Partner synchronisieren.
Zusätzlich haben Sie den Vorteil, dass Sie nicht Ihre SAP S/4HANA Projektlaufzeit gefährden, denn die Einführung des SAP Business Partners erfordert Zeit. Bevor Sie anfangen können, müssen Ihre Fachbereiche die Funktionsweise und die Möglichkeiten mit dem SAP Business Partner verstehen. Daraufhin muss ein gesamtheitliches Konzept für den SAP Business Partner erstellt werden, dass das maßgebend für dessen Einführung ist. Wenn Ihre Datenqualität nicht ausreichend für die Synchronisation von Kunden- und Lieferantenstammdaten zum SAP Business Partner ist, dann kommen zusätzliche Aufwände im Bereich Datenanreicherung und -bereinigung auf Sie zu.
Um die Wahrscheinlichkeit einer Projektverzögerung im übergeordneten SAP S/4HANA Projekt zu vermeiden, raten wir Ihnen, dass Sie die Einführung des Business Partners vorziehen und damit auslagern.
Tipp 2: Betrachten Sie Ihre gesamte Systemlandschaft.
Der SAP Business Partner ist das zentrale Stammdatenobjekt, um Geschäftsbeziehungen abzubilden. Dabei sind die Kunden- und Lieferantenbeziehung nur die prominentesten Beispiele. In den meisten Fällen halten Sie diese Stammdaten nicht nur in Ihrem ERP System, weswegen es sich anbietet Ihrer Systemlandschaft als ganzes zu betrachten. Das hilft Ihnen dabei das Business Partner Konzept so zu gestalten, dass eine spätere Integration ihrer Systeme vereinfacht wird und der weitere Betrieb bestehender Schnittstellen gesichert ist. Ein weit verbreitetes Beispiel ist die Integration eines CRM-Systems mit dem ERP System, um beispielsweise die Kundenstammsätze synchron zu halten oder die Projektanlage im ERP nach dem Auftragseingang zu automatisieren. Im Lieferantenumfeld wären beispielsweise die Supply-Chain-Management- oder die externen Lieferanten-Management Systeme zu betrachten, um hier die Lieferantenstammdatensätze synchron zu halten. Wenn ein zentrales Master Data Management System genutzt wird, sollte dessen Nutzung ebenfalls in die Konzeption mit einfließen.
Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Schnittstellen und Ihre Systemlandschaft zu analysieren, damit Sie auf der Basis eine Entscheidung treffen können, was Sie bereits in Ihrem Business Partner Konzept beachten möchten und müssen.
Tipp 3: Nutzen Sie die Einführung des SAP Business Partners, um sich vom Alten zu lösen.
Nutzen Sie die Business Partner Einführung, um Ihre bestehende Konzepte und Datenbestände neu zu überdenken. Oft sind die bestehenden Strukturen und Konzepte für die Abbildung Ihrer Kunden- und Lieferantenstammdaten historisch gewachsen und nicht mehr zeitgemäß. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um Ihre Konzepte zu überdenken. Dabei gilt es zu prüfen, ob alle genutzten Kontengruppen noch bestehen bleiben müssen. Meistens finden sich redundante oder nicht mehr genutzte Kontengruppen, die aus Migrationen oder alten Geschäftsfällen entstanden sind. Eine Kontengruppe sorgt für die Steuerung des Bildaufbaus, der Vergabe des Nummernintervalls und der Berechtigungssteuerung.
In den meisten Fällen lässt sich das bestehende Konzept vereinfachen. Man muss dazu sagen, dass beispielsweise bei der Zusammenführung von Kontengruppen es zu zusätzlichem Migrationsaufwänden kommen kann. Dieser ist in den meisten Fällen überschaubar und hilft Ihnen langfristig bei der Verschlankung und der Standardisierung Ihres Systems.
Neben alten Customizing-Einstellungen werden auch alte Datenbestände oft nicht mehr gebraucht. Dabei ist die Rede von Kunden oder Lieferanten mit denen in den vergangen drei bis fünf Jahren kein Geschäft mehr gemacht wurde. Das ist eine Frage, die Sie gesamtheitliche für sich beantworten müssen, denn spätestens mit dem Start Ihres S/4-Projektes, müssen Sie die Frage beantworten können. Generell bietet es sich an, die Datenmenge so gering wie möglich zu halten, um die Hosting-Kosten gering zu halten. Dabei sind ein bis drei Vergleichsperioden zu empfehlen. Sollten bei Ihnen Landes- oder Branchenspezifische Anforderungen an mehr Historie bestehen, dann müssen Sie diese weiterhin erfüllen. Das Altsystem mit den Altdaten muss ohnehin entsprechend der gesetzlichen Regularien archiviert werden, um eine Vergleichbarkeit der Systeme und Daten zu gewähren.
Der SAP Business Partner fördert die Standardisierung und Zentralisierung in Ihrem System. Unser Tipp ist daher: Lassen Sie sich nicht von alten Strukturen daran hindern, die Vorteile des SAP Business Partners vollständig zu nutzen.
Tipp 4: Erhöhen Sie Ihre Datenqualität und das langfristig!
Um den SAP Business Partner einführen zu können, sollten die Kunden- und Lieferantenstammdaten vollständig und eindeutig sein. Dazu müssen im Rahmen des Projektes Ihre Stammdaten von Dubletten bereinigt und daraufhin mit Daten angereichert werden. Mit der Dublettenbereinigung sollten Stammdatenpflegeprozesse aufgenommen, dokumentiert und neu definiert und eine Governance etabliert werden.
Dabei geht es nicht nur um Themen wie die Prüfung von Dubletten und der Definition von Pflichtfeldern, sondern auch um die Definition von neuen Pflegeprozessen. Wie in unserm Artikel „Der SAP Business Partner als Chance“ bereits beschrieben, werden die bestehenden Transaktionen für die Pflege von Kunden-, Lieferanten und Kontaktstammdaten in SAP S/4HANA durch die zentrale Transaktion „BP“ abgelöst. Dadurch sind Ihre internen Fachbereiche dazu gezwungen, gemeinsam eine zentrale Transaktion für nur noch ein Stammdatenobjekt zu nutzen. Sie sollten sich daher Gedanken machen, ob eine organisatorische Zentralisierung des Pflegeprozesses bei Ihnen Sinn ergibt.
Tipp 5: Die Einführung des SAP Business Partners ist keine technische Umstellung
Abschließen muss man sagen, dass die Umstellung auf den SAP Business Partner keine rein technische Umstellung ist und wir raten Ihnen deswegen den Change zu begleiten und alle Stakeholder von Anfang an mitzunehmen. Die Einführung des SAP Business Partner ändert die Pflegeprozesse für Kunden-, Lieferanten- und Kontaktstammdaten grundlegend und die Bereinigung und Anreicherung von Stammdaten benötigt viel fachliche Expertise und Zeit. Alle administrativen Fachbereichen sind dabei involviert und das von der Konzepterstellung, über das Data Cleansing, bis hin zur Umstellung auf den SAP Business Partner. Sie müssen sich gemeinsam auf ein Ziel einigen und dieses umsetzen. Deswegen befolgen Sie unseren letzten Tipp auf jeden Fall:
Nehmen Sie alle Stakeholder von Anfang an mit und sorgen Sie dafür, dass alle das Ziel und den Mehrwert hinter dem Projekt verstehen.
